成都活動(dòng)場(chǎng)地選擇必讀攻略
1、對(duì)場(chǎng)地星級(jí)是否有要求
這取決于你這場(chǎng)活動(dòng)想要達(dá)到的目的，是公司內(nèi)部的，還是面向客戶的，是否需要做一下面子工程、形象工程，看你的需求。五星級(jí)豪華酒店肯定環(huán)境好、服務(wù)優(yōu)，當(dāng)然這一切也同樣會(huì)體現(xiàn)在價(jià)格中。如果是想要起到宣傳作用，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃認(rèn)為還是將場(chǎng)地選在五星級(jí)豪華酒店較為合適。
2、對(duì)場(chǎng)地位置、交通是否有要求
這取決于你來(lái)參會(huì)的嘉賓，如果是公司內(nèi)部同事參與，那就選擇離公司近的酒店；如果是外賓多的，就選擇使館區(qū)附近的酒店；如果是全國(guó)各地趕來(lái)參會(huì)的客戶，可以選擇離機(jī)場(chǎng)或火車站近的酒店。此外，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃認(rèn)為還要看來(lái)賓的出行方式，如果地鐵多就優(yōu)選離地鐵近的。也可以按照商圈來(lái)選擇，大望路國(guó)貿(mào)商圈、望京商圈、建國(guó)門東單商圈、西單金融街商圈、中關(guān)村商圈、亮馬橋三元橋商圈等等，還可以按照二環(huán)沿線、三環(huán)沿線、四環(huán)沿線來(lái)找酒店。
3、對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求（挑高、面積、裝修風(fēng)格、新舊程度等）
這取決于你的活動(dòng)類型，挑高矮的3米及以下的只適合普通的會(huì)議，挑高矮確實(shí)看起來(lái)不夠大氣。如果是個(gè)啟動(dòng)儀式、發(fā)布會(huì)之類的，建議選擇挑高6米左右的廳，現(xiàn)場(chǎng)才可以出效果，活動(dòng)策劃公司在承辦這類活動(dòng)時(shí)也比較傾向挑高高的酒店。如果是商務(wù)會(huì)議，就不要找那種90年代裝修風(fēng)格，老接婚禮宴會(huì)的廳。一般裝修不超過(guò)5年的廳都比較顯新，審美也符合現(xiàn)代大眾審美。
4、確定好活動(dòng)日期，和酒店簽了合同，就不要更改。
更改活動(dòng)時(shí)間，會(huì)給酒店出租場(chǎng)地帶來(lái)麻煩，造成空置率，而一般酒店都會(huì)收取違約金作為代價(jià)讓違約方買單。即便趕上管理沒(méi)那么嚴(yán)格的酒店，幫你往后延期，恐怕近期的好日期也都預(yù)定出去了。所以在和酒店簽合同的時(shí)候，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃建議一定確定好時(shí)間，特別是和這場(chǎng)活動(dòng)邀請(qǐng)的重要嘉賓確定好。
5、確定好活動(dòng)日期、活動(dòng)場(chǎng)所，要向公安機(jī)關(guān)進(jìn)行報(bào)批
為了確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行，在活動(dòng)開始前需向場(chǎng)地所在的機(jī)關(guān)進(jìn)行活動(dòng)報(bào)批。一般情況下，人數(shù)超過(guò)50人以上的活動(dòng)均需報(bào)批，人數(shù)較多的活動(dòng)還需配備安保設(shè)施跟安保人員。有些人可能會(huì)認(rèn)為不進(jìn)行報(bào)批也沒(méi)有什么影響，但飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃認(rèn)為辦一場(chǎng)活動(dòng)最重要的就是安安全全、順順利利的完成，所以千萬(wàn)不要存在僥幸心理，或者嫌麻煩不進(jìn)行報(bào)批，不然活動(dòng)當(dāng)天被叫停可就不劃算了。
6、需邀約媒體的活動(dòng)需提前向機(jī)關(guān)報(bào)備
大多數(shù)主辦方辦一場(chǎng)活動(dòng)，最終目的是想要更多的人看到公司成果，有些活動(dòng)就需要邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃在此提醒活動(dòng)主辦方需要有媒體到場(chǎng)的活動(dòng)，不分邀請(qǐng)媒體的多寡，一律需要向公安機(jī)關(guān)進(jìn)行報(bào)批。
7、《消電檢報(bào)告》核查出具
LED屏、燈光、音響是一場(chǎng)活動(dòng)的必需品，設(shè)備的正常運(yùn)作需要大量的電力支持。一般情況下，進(jìn)場(chǎng)搭建前都會(huì)對(duì)設(shè)備及用電量進(jìn)行全面檢測(cè)，消除火災(zāi)安全隱患，以保證活動(dòng)安全、順利的進(jìn)行。很多酒店都要求活動(dòng)主辦方在活動(dòng)搭建完畢后，可以出具有消防局蓋章認(rèn)可的《消電檢報(bào)告》，請(qǐng)相關(guān)部門的專業(yè)人員，到場(chǎng)進(jìn)行線路搭建情況檢查，確保無(wú)問(wèn)題后，現(xiàn)場(chǎng)填寫《消電檢報(bào)告》并蓋章。根據(jù)飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃以往的經(jīng)驗(yàn)《消電檢報(bào)告》的核查出具會(huì)因所選的機(jī)構(gòu)不同而會(huì)產(chǎn)生幾千元不等的核查費(fèi)用。
8、與酒店確定搭建時(shí)間
活動(dòng)搭建時(shí)間需與酒店具體協(xié)調(diào)，一般情況下，活動(dòng)前一天會(huì)場(chǎng)如果沒(méi)有活動(dòng)，晚7點(diǎn)后便可進(jìn)場(chǎng)搭建，如果有活動(dòng)，要等前一場(chǎng)活動(dòng)結(jié)束，撤場(chǎng)完畢后再進(jìn)場(chǎng)搭建。活動(dòng)策劃公司一般都會(huì)與酒店確認(rèn)好具體搭建時(shí)間后，再告知搭建方，充分溝通協(xié)調(diào)好，才可保障搭建的順利進(jìn)行。
9、搭建押金
酒店都會(huì)在搭建進(jìn)場(chǎng)前或者搭建當(dāng)天收取搭建押金，大部分是收現(xiàn)金，有的也可以信用卡的預(yù)授權(quán)，一般在活動(dòng)結(jié)束三日內(nèi)可以到酒店前臺(tái)憑借押金條領(lǐng)取?；顒?dòng)策劃公司一般比較喜歡信用卡預(yù)授權(quán)，但具體還得看酒店規(guī)定。
10、搭建工作人員出入證的辦理
確定好工作人員數(shù)量，進(jìn)場(chǎng)人員都需要攜帶身份證及押金（一般為20元/證）來(lái)辦理酒店的《出入證》。 飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃在此提醒進(jìn)場(chǎng)搭建的每個(gè)人員均需攜帶身份證，有些酒店只根據(jù)身份證來(lái)辦理《出入證》。
11、搭建前酒店重點(diǎn)區(qū)域的拍照留底
有些酒店很注意搭建過(guò)程中的磕碰，會(huì)在活動(dòng)結(jié)束后，宴會(huì)負(fù)責(zé)人到會(huì)場(chǎng)后需對(duì)重點(diǎn)區(qū)域（門、門框、演講臺(tái)等）進(jìn)行檢查是否有磕碰、掉漆等，如有酒店方認(rèn)定的新傷，會(huì)從搭建押金中扣除幾百甚至數(shù)千元的賠償金。為了不為之前的舊傷買單，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃提醒搭建前一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行拍照留底，有照片為證，以免造成不必要的扯皮及經(jīng)濟(jì)損失。
12、搭建前需對(duì)貨梯通道位置進(jìn)行確定
進(jìn)場(chǎng)搭建前，確定貨梯通道的位置十分重要。酒店電梯一般分客梯和貨梯，而搭建場(chǎng)地所用的器材是不允許走客梯的。一般情況下貨梯離活動(dòng)場(chǎng)地都很近，便于運(yùn)送貨物。活動(dòng)策劃公司在搭建前都會(huì)提前確認(rèn)好貨梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 以此提升工作效率。
13、需要酒店配合的部分提前整理逐條確認(rèn)
從旭佳廣告對(duì)活動(dòng)策劃承辦的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，一場(chǎng)優(yōu)秀的活動(dòng)離不開各方的配合，酒店的配合也是極為重要的，會(huì)場(chǎng)的擺放形式，紙筆水、幕布投影等提供，活動(dòng)中需要酒店予以配合的各項(xiàng)事宜均需提前與酒店方溝通，對(duì)分工進(jìn)行明確。例如，活動(dòng)中有簽約儀式、對(duì)話訪談，就需提前讓酒店方準(zhǔn)備簽約桌椅、訪談沙發(fā)，諸如此類細(xì)節(jié)均需與酒店進(jìn)行溝通確認(rèn)。
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