如何有效策劃執(zhí)行大型活動及管理

每當(dāng)舉行大型活動的時候，您是否感覺到執(zhí)行的時候束手束腳呢？是否感覺到執(zhí)行的時候配合不到位呢？部門分工不夠明確，沒有有效的科學(xué)管理，也沒有有效的調(diào)動各部門人員。在這里，作為一家經(jīng)驗(yàn)豐富的活動策劃有限公司，成都旭佳廣告有限公司的小編就來教如何科學(xué)管理大型活動，希望對廣大群眾有所幫助。

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活動過程中容易出現(xiàn)的三個問題：

A) 活動現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致管理混亂；

B) 活動前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺；

C) 對現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧

因此在執(zhí)行活動之前您首先必須做好以下3件事：

1、角色劃分

角色管理的前提是對參與活動的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。因此在此之前，企業(yè)在做活動策劃方案的時候，就需要考慮到這點(diǎn)，在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因?yàn)榻巧珓澐值慕K目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因?yàn)楦鞣降氖聞?wù)都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：

①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)龋?/p>

②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求；

③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；

④及時向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報告工作進(jìn)展情況；

⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。

3、角色管理在籌備期的運(yùn)用

在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計(jì)劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強(qiáng)的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是，如果在活動籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現(xiàn)場的管理也會顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到后簽訂合同都有一個人專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)（當(dāng)然也可能是幾個人或一個小團(tuán)隊(duì)），而且在后的活動現(xiàn)場仍由其擔(dān)任舞臺、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對現(xiàn)場舞臺方面的監(jiān)督和控制都會更加順利高效。由于一般活動從籌備開始到活動的現(xiàn)場實(shí)施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實(shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動的進(jìn)程速度和效率。

由于大型活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項(xiàng)工作，保證活動的順利進(jìn)行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰(zhàn)。因此，活動策劃公司建議，為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，不僅僅要做好以上3件事，并且應(yīng)該實(shí)施程序化的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。

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